وظیفه کمیته اجرایی طراحی، برنامه‌ریزی و اجرای امور اجرایی کنگره از مرحله فراخوان تا انتشار مجموعه مقاله‌ها و نشست‌های کنگره است. این کنگره در ارتباط نزدیک با کمیته راهبری کنگره و کمیته علمی کار خود را دنبال می‌کند و با کمیته‌های ارزیابی و انتشارات انجمن نیز در ارتباط است.
وظایف
کارهایی که در این کمیته انجام می‌شود همه جنبه اجرایی دارد. محتوایی که از کمیته علمی، کمیته راهبری کنگره و یا هیئت مدیره (همچون تصویب محتوای فراخوان) تهیه می‌شود به این کمیته ارائه می‌شود.
-
پیش از برگزاری
۱) برنامه‌ریزی اجرایی؛
۲) تهیه پوستر فراخوان؛
۳) اطلاع‌رسانی و تبلیغات؛
۴) انجام امور مربوط به پذیرش؛
۵) انجام امور مربوط به ثبت نام؛
۶) انجام امور مربوط به فضا و تجهیزات؛
۷) انجام امور مربوط به پذیرایی؛
۸ برنامه‌ریزی برای عکاسی، صدابرداری و فیلمبرداری (مستند سازی کنگره)؛
۹) پیگیری برای جذب حامی مالی و معنوی؛
۱۰) طراحی، بارگزاری اطلاعات، به‌روز رسانی و نگهداری وب‌سایت کنگره؛
۱۱) انتشار چکیده‌نامه؛
۱۲) تنظیم برنامه برگزاری و جدول برنامه‌ها؛
۱۳) انتشار جدول برنامه‌ها و بروشور انجمن برای پخش در روزهای برگزاری کنگره ؛
۱۴) آماده کردن تابلوهای راهنما برای کنگره و نشست‌ها؛
۱۵) آماده کردن تابلوهای خیر مقدم و تابلوهای هدایت کننده به تالارها و کارگاه‌ها و پوسترها.
-
هنگام برگزاری
۱) اجرای ارزیابی علمی و عمومی؛
۲) توزیع محتوای علمی کنگره (چکیده‌نامه و جدول برنامه‌ها)؛
۳) پذیرایی‌های بین نشست‌ها ؛
۴) پذیرایی نهار؛ و نهار
۵) ) مستندسازی (عکاسی، فیلمبرداری و ضبط صدا)؛
۶) تماس با مطبوعات و به‌روزنگهداشتن وب‌سایت و دادن اطلاعات و اخبار روز؛
۷) پخش آنلاین (در صورت لزوم)؛
۸) ثبت‌نام حضوری؛
۹) صدور گواهی شرکت؛
۱۰) برنامه‌ریزی برای اعطای جوایز؛
۱۱) برنامه‌ریزی برای تشکر و قدردانی از افراد (اختتامیه کنگره)؛
۱۲) برنامه‌ریزی برای تسهیل ایاب و ذهاب افراد؛
۱۳) برنامه‌ریزی برای امکانات رفاهی برای شرکت‌کنندگان.
-
پس از برگزاری
۱) پیگیری ارسال گواهی‌ها؛
۲) تسویه حساب‌های مالی؛
۳) پیاده‌سازی محتوای کنگره (سخنرانی‌ها، نشست‌ها و غیره)؛
۴) انتشار محتوای کنگره؛
۵) ایجاد پایگاهی برای عکس‌ها و فیلم‌های کنگره؛
۶) ایجاد پایگاهی از فایل‌های صوتی نشست‌ها و سخنرانی‌ها؛
۷) تهیه نسخه با کیفیت از عکس‌ها، فایل‌های صوتی و تصویری کنگره (برای آرشیو دفتر انجمن).
کارگروه‌ها
کمیته اجرایی دربرگیرنده کارگروه‌های زیر است:
– کارگروه مالی و جذب حامی؛
– کارگروه مستندسازی.