نشست آرشیو پنجمین کنگره متخصصان علوم اطلاعات با عنوان «آرشیوهای مردمی» در روز پنجشنبه ۳۰ آبان ماه ساعت ۹ تا ۱۱ در تالار فرهنگ کتابخانه ملی برگزار شد. اعضای این نشست عبارت بودند از: دکتر غلامرضا فدایی (استاد دانشگاه تهران)، دکتر سعید رضایی شریف‌آبادی (استاد دانشگاه الزهرا)، دکتر ابوالفضل حسن‌آبادی (مدیر امور اسناد و مطبوعات آستان قدس رضوی) و دکتر غلامرضا عزیزی (رئیس پژوهشکده اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران)
در این نشست تمرکز بر موضوعات زیر بود:
- بازمهندسی فرآیندهای آشیوی
- بررسی راه‌های سهولت دسترسی مخاطبان خاص به مراکز آرشیو
- ایجاد تسهیلات لازم برای دسترسی به اسناد آرشیوی: زودتر و بهتر
- تأملی بر نقش کتابداران در گسترش آرشیوهای مردمی: هر کتابخانه یک آرشیو، هر کتابدار یک آرشیویست،
- آرشیوهای مردمی و مشارکتی
- برنامه‌های ترویجی آرشیو
در ابتدای نشست آقای عزیزی، مسئول کمیته آرشیو انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی، ضمن خوشامدگویی به حضار و اساتید مدعو، به بیان اهمیت حق مردم در استفاده از آرشیو از منظر قوانین کشوری و مقررات سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران و بیانیه شورای جهانی آرشیو پرداخت و دلایل انتخاب موضوع آرشیوهای مردمی برای نشست آرشیو پنجمین کنگره متخصصان علوم اطلاعات ایران را برشمرد. وی با اشاره به این نکته که شعار امسال هفته جهانی آرشیو، طراحی آرشیوها به‌گونه‌ای بود تا مردم در کانون توجه آرشیوها قرار گیرند، به راه‌های محقق شدن این شعار از سه نقطه نظر پرداخت: ۱) طراحی ساختمان‌ها به‌گونه‌ای که بهترین دسترسی برای مراجعان را فراهم آورد؛ زیرا مردم هدف غایی آرشیوها در زمینه استفاده از اطلاعات هستند. ۲) طراحی برنامه‌هایی به منظور آشنایی هر چه بیشتر مخاطبان بالقوه و بالفعل آرشیو، با آرشیو ملی و برنامه‌ها و ظرفیت‌های آن. ۳) ضرورت بازتعریف ساختار و فرآیندهای آرشیوی (با توجه به آنکه که قرن ۲۱، قرن دسترسی بهتر به منابع اطلاعاتی و ارائه خدمات ارتباطی بیشتر و بهتر و سریع‌تر بر بستر اینترنت است)، تا ضمن فراهم‌آوردن زمینه مشارکت مردمی، مردم بتوانند در بازسازی آرشیو ایفای نقش کرده و از نتایج آن منتفع شوند. امری که امید است در قرن ۲۱ به محقق شدن شعار هر شهروند یک آرشیودار بیانجامد.
نخستین سخنران این نشست آقای دکتر فدایی، استاد دانشگاه تهران بود که ضمن ابراز خرسندی از فعالیت‌های کمیته آرشیو در کنگره‌های گذشته، آرشیو را رکن اساسی تحقیق و تطور در جامعه برشمرد. ایشان ضمن ابراز خوشحالی از رویکرد چالشی و انتخاب شعار امسال کمیته آرشیو، گفت که شعار آرشیوهای مردمی نوعی نوآوری و آرمان‌خواهی است. وی در ادامه بر این نکته تأکید داشت که باید مفهوم آرشیو مردمی به شیوه‌ای روشن و دقیق بیان شود که آیا منظور «مجموعه آرشیوی» است که توسط مردم ساخته یا گردآوری شده است؟ یا آرشیوی که باید برای مردم و در خدمت آنان باشد.
از دیدگاه دکتر فدایی، برخی چالش‌های مهم پیش‌روی مردمی شدن آرشیو و همچنین آرشیوهای مردمی عبارت است: ارائه تعریف جامع و شفاف، برنامه‌ریزی و تدوین شیوه اجرا، تعیین حدود و گستره کار، تدوین معیارهای ارزشیابی اسناد شخصی، تعیین نوع رسانه و قالب، مدیریت مجموعه‌های شخصی، جلوگیری از تکرار مخل، نحوه و چگونگی اختصاص و هزینه‌کرد بودجه و نبود زیرساخت‌های مناسب. این پیشکسوت حوزه مطالعات آرشیوی ضمن اشاره بر «در نظر گرفتن پله‌های اجرایی شدن» این تفکرات، بر استفاده از اجتماعات مردم نهاد برای همفکری و همکاری و ایجاد فرهنگ آرشیوی و شبکه آرشیو در جامعه تاکید کرد.
دکتر سعید رضایی شریف‌آبادی، عضو هیئت علمی دانشگاه الزهرا دسترس‌پذیری و استفاده از اسناد را از نقاط مهم مطرح در شورای جهانی آرشیو دانست و تغییر رویکرد از حفاظت و نگهداری و نگهبانی (در معنی حبس اسناد) به دسترس‌پذیری را موضع جدید آرشیوهای جهان دانست. وی اطلاع‌رسانی اسنادی را توسط آرشیویست‌ها، همپای وظیفه‌شان برای حفاظت از اسناد بیان کرد و افزود دسترس‌پذیری فیزیکی به مسائلی از قبیل طراحی و تجهیزات و امکانات ساختمان وابسته است و دسترس‌پذیری محتوایی به قوانین و مقرراتی از قبیل دسترسی به اطلاعات. رئیس دفتر پالایش و ارزیابی عملکرد دانشگاه الزهرا، بر دسترس‌پذیری محتوا تأکید کرد و اذعان داشت که بخشی از تاریخ امروز ما براساس برخی مدارک نامستند و بی اصالت که در شبکه‌های اجتماعی دست به دست می‌شود نوشته شده‌است و ما باید دسترس‌پذیری محتوایی آرشیو را تسهیل کنیم تا مدارک بی‌اصالت محل و موقعیتی برای عرض اندام نداشته باشند. ایشان آرشیوهای مردمی را رویکرد خاص به آرشیو دانست و ایجاد آرشیوهای محلی و رشد فرهنگ آرشیوی مبتنی بر هویت محله و شهر را وابسته به اسناد حفظ شده دانست. در پایان نیز به اهمیت آرشیوهای دانشگاهی در جهان و لزوم وجود و حمایت از این نوع آرشیوها در کشور با توجه به رشد مکاتبات اداری و اتوماسیون‌های اداری اشاره کرد و افزود نقش سازمان اسناد و کتابخانه ملی باید در این قبیل موارد حمایتی باشد.
موضوع سخن دکتر حسن‌آبادی بیان تجربه‌ای بود که ایشان با عبارت «هر کتابخانه یک آرشیو، هر کتابدار یک آرشیویست» از آن یاد کرد. وی برای طرح بحث خویش نخست توضیحاتی را درباره ساختار سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی ارائه کرد. در این بین، وی به کتابخانه‌های وابسته به آستان قدس رضوی و جایگاه آن‌ها در سراسر کشور اشاره کرد و به دسته‌بندی آن‌ها پرداخت.
دکتر حسن‌آبادی در ادامه سخنان خود افزود: متأسفانه اغلب کتابخانه‌ها در حال تغییر نقش از کتابخانه پژوهشی به سمت و سوی قرائتخانه هستند و این فرآیندی است که طی آن کتابداران را به نگهبانان کتاب تبدیل خواهد کرد و باید در این خصوص چاره‌ای اندیشید. از جمله وی طرح ایجاد مراکز مطالعاتی در کتابخانه‌ها را بیان کرد و به بیان اهمیت آن از نقطه نظرهای گوناگون پرداخت. وی همچنین از نشست با کتابداران و آموزش مباحث آرشیوی و اسنادی به آن‌ها به عنوان یکی از اقدامات آستان قدس رضوی برای جمع‌آوری اسناد مردم در مراکز مطالعاتی خبر داد. مدیر امور اسناد و مطبوعات آستان قدس رضوی ضمن اشاره به تاکید شورای جهانی آرشیو به همکاری آرشیوها و کتابخانه‌ها، از دسترس‌پذیری برخط (آنلاین) اسناد در مرکز اسناد آستان قدس رضوی خبر داد.
دکتر رضایی شریف‌آبادی نیز ضمن تأکید به اهمیت تجربه بیان شده توسط دکتر حسن‌آبادی از اهمیت فرهنگ‌سازی ارتباط کتابخانه و آرشیو سخن گفت.
در برنامه این نشست از مهندس زرافشان برای سخنرانی دعوت شده بود ولی به دلیل بروز برنامه پیش‌بینی نشده‌ای، این امر محقق نشد. در این هنگام از خانم مدیحا فراهانی، دانش‌آموخته رشته مطالعات آرشیوی دانشگاه الزهرا درخواست شد تا گزارشی از پایان‌نامه خود ارائه دهد. ایشان نیز به معرفی برنامه‌های ترویجی در آرشیوهای ملی، به عنوان مفهوم جدیدی از فعالیت‌های هدفمند آرشیوهای جهان برای آشنایی اقشار مختلف مردم با وظایف و اهداف آرشیوها، پرداخت.
در پایان حضار به بیان تجارب خود در زمینه‌های مطرح شده پرداخته و مسائلی از قبیل «آرشیوهای مشارکتی»، «هاب آرشیوی»، «شهروند آرشیویست»، و «آرشیو شهری» را بیان کردند.