آقای دکتر غلامرضا عزیزی (دبیر کمیته آرشیو انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی و عضو هیئت علمی بازنشسته پژوهشکده اسناد) دبیر این پیش‌نشست و آقای دکتر رضا فراستی (بازنشسته پژوهشکده تاریخ معاصر) میهمان و سخنران این نشست تخصصی بودند.
در ابتدای نشست عزیزی ضمن خوشامدگویی به حاضران، به معرفی سخنران محترم نشست پرداخت و اهمیت برگزاری این جلسه را بیان کرد؛ آنگاه آقای دکتر فراستی به ارائه مطالب خود پرداختند.
وی در آغاز به بیان مشکلات موجود در توصیف اسناد دوران قاجار پرداخت (از جمله مبهم ماندن آمار دوره تاریخی و حکومتی؛ به کاربردن تاریخ سند و اسناد فاقد تاریخ؛ تفاوت عنوان و محتوا؛ زبان غالب سند در اسناد چندزبانه؛ تحقیق اندک راجع به کاتب و محل کتابت؛ نوع خط غالب؛ و یادداشت)؛ و اشاره کردند که در رابطه با برخی از آرشیوهای مورد بررسی در خصوص چگونگی ظهور کلیدواژه، در توصیفگر ابهام وجود دارد، در برخی آرشیوها، در خصوص کاربرد خود توصیفگر و کلیدواژه مسئله وجود دارد. ایشان در ادامه اشاره کرد گرچه محققانی که براساس محتوای اصلی متون تحقیق می‌کنند، اغلب به اسناد مورد نظر دسترسی می‌یابند اما پژوهشگرانی که نیازمند اطلاعات در سایر اجزای سند (جدای از متن اصلی) مثل تسمیه، طغرا، مهر، اطلاعات ظهر و نیز مشخصات فیزیکی و آرایه‌ای سند مثل جنس و نوع کاغذ، آرایه‌های هنری، خط، توشیح و علائم هستند، عملاً در بانک‌های اطلاعاتی مطلبی نمی‌یابند. این امر سبب شده که به دلیل صرف وقت فراوان در جمع‌آوری اطلاعات، اغلب سند پژوهان به پژوهش در زمینه‌های مذکور تمایل کمتری نشان می‌دهند.
به این ترتیب از آنجا که «استاندارد ملی توصیف اسناد» و عملکرد آرشیوها، پاسخگوی نیازهای محققان در سندشناسی دوره قاجاریه نیست کوشیده‌اند تا با بهره‌گیری از استاندارد یادشده، عملکرد آرشیوهای داخل و کسب نظر متخصصین حوزه‌های مختلف، در زمینه توسعه الگوی بومی توصیف اسناد تاریخی ایران در سطح فقره اقدام کنند. برای نیل به این مقصود علاوه بر تجربه سی و چند ساله دکتر فراستی در سندشناسی دوران قاجار و پهلوی و تالیف دو کتاب و چندین مقاله و سخنرانی در خصوص فرامین و احکام و ارقام و قباله‌های ازدواج و بررسی‌های مهرشناسی، و بررسی فرم‌ها و شیوه نامه‌های هفت مرکز آرشیوی که دارای اسناد دوران قاجار بوده‌اند و مصاحبه با ۲۰ نفر طی ۳۵ جلسه و به مقدار ۵۷ ساعت، به نتایج زیر رسیده‌اند:
از ۲۶ عنصر استاندارد ملی دو عنصر شرایط حاکم بر بازتولید و یادداشت انتشار در هیچ یک از آرشیوها استفاده نشده. بدین ترتیب از ۲۴ عنصر استاندارد ملی به صورت مستقیم و با نام‌های مختلف درج در عنصر یادداشت یا فرم‌های جداگانه استفاده شده است.
هشت عنصر سطح توصیف؛ سابقه آرشیوی، ارزشیابی، امحاء و برنامه‌های زمانبندی تعیین تکلیف؛ شیوه تنظیم؛ گسترش‌های آتی؛ بازیابگرها؛ واحدهای مرتبط با توصیف؛ قواعد و قراردادها فقط در سازمان اسناد و کتابخانه ملی طراحی و استفاده شده است.
از شش عنصر کد(های) ارجاع؛ عنوان؛ تاریخ(ها)؛ زبان/خط؛ کنترل توصیف (یادداشت آرشیودار و تاریخ(های) توصیف‌ها) همه آرشیوها البته با نام‌های مختلف بهره برده‌اند.
ده عنصر نام ایجاد کننده؛ تاریخچه اداری/شرح‌حال؛ گستره و رسانه واحد توصیف؛ منبع مستقیم فراهم‌آوری یا انتقال؛ دامنه و محتوا؛ شرایط حاکم بر دسترسی؛ مشخصه‌های فیزیکی و الزامات فنی؛ وجود و محل نگهداری اصل سوابق؛ وجود و نگهداری رونوشت سوابق و یادداشت در برخی از آرشیوها استفاده شده است.
چهار عنصر کد(های) ارجاع؛ ارزشیابی، امحاء و جدول زمانبندی؛ شرایط دسترسی و استفاده؛ مشخصه‌های فیزیکی و الزامات فنی در آرشیوها یکدست عمل نشده است.
