نخستین پیش‌نشست آرشیو در روز یکشنبه مورخ ۳۱/۶/۹۸ با حضور آقای مهندس زرافشان، معاونت اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، آقای دکتر عزیزی، رئیس پژوهشکده اسناد و دبیر پنل و آقای دکتر زره ساز، دبیر علمی پنجمین کنگره متخصصان علوم اطلاعات ایران و جمعی از پژوهشگران، دانشجویان ، متخصصان و آرشیویست‌ها به میزبانی آرشیو ملی ایران برگزار گردید.
در ابتدای جلسه دکتر زره ساز ضمن عرض خیر مقدم به حضار، در خصوص مقدمات برگزاری کنگره پنجم توضیحاتی را ارائه داد. ایشان یکی از گروه‌های ذینفع در کنگره را آرشیویست‌ها معرفی و اعلام کرد که علاوه بر این پنل، یکی از جوایز ملی نیز با نام جایزه ملی دکتر نورالله مرادی به آرشیو اختصاص دارد و فراخوان آن امروز منتشر شده است. وی از همه آرشیویست‌ها و پژوهشگران این حوزه دعوت کرد تا آثار خود را برای دبیرخانه جوایز ملی ارسال کنند. ایشان همچنین با اشاره به موضوع امسال پنل آرشیو، آرشیوهای مردمی را دارای ظرفیت بالائی برای طرح در جامعه دانست و خواستار توجه به فرهنگ آرشیوسازی و ترویج آن بین مردم شد.
در ادامه آقای دکترعزیزی به تبیین مفهوم آرشیو مردمی پرداخت. ایشان عنوان کرد: آرشیو مردمی دارای دورویکرد است. رویکرد اول آرشیو شخصی و رویکرد دوم که مورد نظر معاونت اسناد ملی است، بحث مردمی کردن آرشیو است. آرشیوی که برای مردم و درخدمت مردم و بیشتر دسترس پذیر باشد. خانواده‌هایی داریم که اسنادشان را به مراکز دولتی تحویل نمی‌هند، با آرشیو مردمی کاری کنیم که این اسناد سالم بماند.
ایشان در رابطه با نحوه چینش سخنرانان اذعان داشت که نشست سال گذشته با سایر نشست‌ها اختلاف بزرگی داشت و زمان سخنرانان را به نفع شرکت کنندگان کم کردیم و از هر طیف سخنران داشتیم. امسال هم باید از مجموعه‌داران دعوت کنیم. منظور من از آرشیو مردمی، آرشیوی است که برای مردم است و مردم در کانون توجه قرار گرفته باشند. امیدوارم تا پایان آبان دو پیش‌نشست دیگر هم داشته باشیم.
مهندس زرافشان معاون اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، ضمن تشکر از حضار و دست‌اندرکاران کنگره عنوان کرد که کنگره امسال با فاصله زمانی کمی از همایش جهانی آرشیو برگزار می‌گردد. این همایش که در اواخر مهر تا ۲ آبان در آدلاید استرالیا با همکاری انجمن آرشیوداران استرالیا و نیوزلند برگزار می شود و به موضوع طراحی آرشیو برای مردم می پردازد. در ایران، نیز در قانون تأسیس سازمان در ۱۳۴۹، این وظایف دیده شده است. طراحی آرشیوها برای مردم ابعاد مختلفی دارد و موجب توسعه آرشیوها می‌شود. بسیاری از افراد در شورای راهبری سازمان با تشکیل آرشیو و تعدد آن در کشور مخالفند ولی تجارب کشورهای دیگر مانند ژاپن نشان می‌دهد که این امر ضروری است. در همایش جهانی آرشیو قرار است تجربه کشور استرالیا در خصوص آرشیو مدارس ارائه شود. در استرالیا با تأسیس آرشیو مدارس فضایی برای آموزش نحوه نگهداری از مدارک به دانش آموزان و درک فرهنگ آرشیوی در میان مردم ایجاد شده است. در جهت آرشیو مردمی، امروز تغییری را در تالار پژوهش سازمان ایجاد کردیم به نحوی که سرویس دهنده در خدمت سرویس گیرنده باشد و زمان ارائه خدمات کاهش یابد. ایشان پیشنهاد کرد که روز کنگره، گزارش نشست شورای جهانی آرشیو رائه و از اعضای مهتاب (مجمع مدیران آرشیو ایران) برای حضور در نشست دعوت شود.
در ادامه خانم سعیدی، آرشیویست سازمان اسناد ملی ایران، بیان داشت که بحث آرشیو مردمی با مردمی کردن آرشیو متفاوت است. اینجا اطلاعات مردم نسبت به آرشیو باید بالاتر رود. امروز مردم آرشیو را آن طور که باید نمی‌شناسند. مردمی کردن آرشیو یعنی صنوف مختلف مجموعه‌های خود را درگیر بحث آرشیو کنند. خوب است آرشیو ملی بولتن‌های عمومی برای آشنایی مردم با آرشیو و درمورد تاریخچه مردم ارائه کند. باید ترویجی فکر کنیم و خرده آرشیوها را معرفی کنیم.
آقای نوری پژوهشگر حوزه آرشیو نیز درباره ضرورت توجه به اسناد مردمی و مسائل آن صحبت کرد و جمع‌آوری اسناد مردم را رویکرد دیگری برای بحث آرشیو مردمی دانست و تجربیات خود در این حوزه و چالش‌های پیش رو را بیان داشت. ایشان خواستار آن شد که آرشیو ملی مجموعه مردمی برای مردم باید داشته باشد.
آقای علیاری مولان، دانش آموخته رشته مطالعات آرشیوی دانشگاه تهران نیز در رابطه با پایان نامه خود در خصوص ایجاد آرشیو مشارکتی صحبت کرد و آرشیو مردمی را یکی از نمونه‌های آرشیو مشارکتی دانست.
خانم امیری از دانشجویان دانشگاه تهران نیز درباره آرشیو فولکلور یا فرهنگ مردم صحبت کرد و فراهم کردن دسترسی آزاد را از الزامات ایجاد این نوع آرشیوها دانست. سپس آقای ایرانشاهی از کارکنان سازمان اسناد ملی ایران، درباره آرشیو صنوف و ایجاد بستری مناسب برای حضور دانش آموختگان مطالعات آرشیوی در این حوزه و آرشیو ابری و ایجاد کسب و کار در آرشیو صحبت کرد. خانم بهارلو از دانش‌آموختگان مطالعات آرشیوی دانشگاه الزهرا، ضمن تأکید بر توانمندی دانش‌آموختگان این رشته پیشنهاد کرد که یک نرم افزار موبایل‌پایه برای دریافت و اشتراک گذاری اسناد مردمی ایجاد شود. آقای الهی از پژوهشگران حوزه آرشیو نیز در خصوص سیاست‌گذاری انجام شده در زمینه ارائه خدمات آرشیوی انتقاداتی را مطرح کرد که با استقبال معاون اسناد روبرو شد. آقای نوری در ادامه تأکید کرد که مردمی کردن آرشیو، تاریخ و تاریخ شفاهی یک ضرورت است که نیاز به تیم متخصص دارد که اسناد را چهره به چهره از مردم تحویل بگیرند.
در پایان آقای دکتر عزیزی دبیر پنل از دانش آموختگان و دانشجویان تقاضا کرد که در راه مردمی کردن آرشیو که هدف سازمان اسناد ملی ایران است، در کنار این سازمان باشند.
تهیه کننده گزارش: فرزانه بهارلو