دبیر: غلامرضا عزیزی، مربی و عضو هیئت علمی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران
اعضا:
- دکتر سعید رضایی شریف‌آبادی استاد گروه علم اطلاعات و دانش‌شناسی دانشگاه الزهرا
- دکتر امیر رضا اصنافی استادیار گروه علم اطلاعات و دانش‌شناسی دانشگاه شهید بهشتی
- بهناز زرین‌کلکی آرشیویست، سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران
- شفیقه نیک نفس آرشیویست، سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران
چکیده: هدف این نشست، شناخت آرشیو و مسائل آن در بخش فهرست‌نویسی بود. نخست، تاریخچهای دربارۀ شیوۀ تنظیم و توصیفی که در سازمان اسناد وکتابخانه ملی انجام میشود، ارائه گردید. پس از آن، به ایجاد دگرگونیهای جدید در محیطهای الکترونیکی و تولید سندهای الکترونیکی در دستگاههای اجرایی اشاره شد. یکی از مسائل مطرح در این حوزه، تغییر و دگرگونیهای بنیادینی است که در مسائل آرشیو، تعریف سند و بهدنبال آن، تغییر استانداردها بوجود آمده است. بسیاری از استانداردهایی که اکنون وجود دارند، استانداردهای توصیفی هستند، زیرا بنیان سازماندهی در حوزۀ آرشیو، تنظیم و توصیف است. در این حوزه، استاندارد توصیف آرشیوی رمزگذاریشده (ای‌اِی‌دی) به فرد کمک میکند که بتواند موجودی خود را در محیط وب بگذارد تا قابل استفاده باشد. در ادامه، به این مسئله اشاره شد که بنیانِ کاری بیشتر نرمافزارهای موجود، کتابخانهای است و آن چیزی که تنها برای آرشیو باشد و تمام استانداردها و فرادادههای آن را پیادهسازی کند یا اینکه بتواند همه موجودی را مدیریت کند، هنوز ایجاد نشده است. سپس، به معرفی تاریخچۀ فعالیتهای تاریخ شفاهی سازمان اسناد وکتابخانه ملی ایران، مراحل کاری، بخشهای مختلف، سیر دگرگونیها و فعالیتهای سودمند انجام شده، پرداخته شد. سپس به تفاوت‌های آرشیو وکتابخانه توجه شد. یکی از مهمترین مسائل، وجود اصول در آرشیو است که مهمترین آن، احترام به منشأ و بحث نظم اولیه است؛ در حالیکه این اصول در کتابخانه وجود ندارد. آرشیوهای دیداری- شنیداری از دیگر موضوعاتی بود که در این نشست مورد بحث قرار گرفت. حفاظت آرشیو دیداری- شنیداری قواعد و اصولی دارد که رعایت میشود. با این‌حال، برای ارزشیابی اسناد در سازمان اسناد وکتابخانه ملی، اصول و چهارچوب خاصی وجود ندارد. از سوی دیگر، نظریههای گوناگونی درباره ارزشیابی اسناد وجود ندارد، بنابراین اصولی که آرشیو ملی به آن پایبند است، ارزشیابی شلنبرگ است. در واقع برای هر سند، به میزان نیازی که مخاطبان دارند، می‌توان این ارزش را تعیین کرددر انتهای این نشست، به ضرورت بازسازی آرشیو و پس از آن به مقایسۀکتابخانه‌هایی که بخش دیداری- شنیداری و آرشیوی دارند پرداخته شد.
بیانیه:
با توجه به توسعه منابع اطلاعاتی و تکثر و تنوع آنها، ضرورت دارد نگاه جدیدی به تعریف سند در حوزه آرشیو وجود داشته باشد. باید تأکید شود که نگاه به آرشیو نباید نگاه کتابدارانه باشد. مواد آرشیوی برخلاف کتابها، به صورت مجزا فهرست‌نویسی و رده‌بندی نمی شوند بلکه باید آنها را به عنوان یک مجموعه در نظر گرفت و بر مبنای استانداردها و فراداده های موجود به سازماندهی، تنظیم و توصیف آنها اقدام نمود. از جمله منابع آرشیوی که مورد استفاده همگان است تاریخ شفاهی است. ضرورت دارد هر چه سریعتر نسبت به شناسایی پیشکسوتان رشته های مختلف و دریافت اطلاعات مورد نیاز از آنها پرداخت. آرشیو ملی باید مقررات مربوط به ارزیابی و امحاء منابع آرشیوی اعم از چاپی و الکترونیکی مانند اتوماسیون های اداری اقدامات لازم را به سازمان‌های دولتی ابلاغ نماید. آرشیوهای دیداری و شنیداری نیز باید به عنوان بنیان اساسی توزیع این نوع منابع اطلاعاتی مورد توجه بیشتر قرار گیرند و در سازماندهی این منابع بر اساس اصول آرشیوی اقدام شود.