نشست چهاردهم: آرشیوها و مراکز اسنادی: آرشیو و مسائل آن

دبیر: غلامرضا عزیزی، مربی و عضو هیئت علمی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران

اعضا:

  • دکتر سعید رضایی شریف‌آبادی استاد گروه علم اطلاعات و دانش‌شناسی دانشگاه الزهرا
  • دکتر امیر رضا اصنافی استادیار گروه علم اطلاعات و دانش‌شناسی دانشگاه شهید بهشتی
  • بهناز زرین‌کلکی آرشیویست، سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران
  • شفیقه نیک نفس آرشیویست، سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران

 چکیده: هدف این نشست، شناخت آرشیو و مسائل آن در بخش فهرست‌نویسی بود. نخست، تاریخچه­ای دربارۀ شیوۀ تنظیم و توصیفی که در سازمان اسناد وکتابخانه ملی انجام می­شود، ارائه گردید. پس از آن، به ایجاد دگرگونی­های جدید در محیط­های الکترونیکی و تولید سندهای الکترونیکی در دستگاه­های اجرایی اشاره شد. یکی از مسائل مطرح در این حوزه، تغییر و دگرگونی­های بنیادینی است که در مسائل آرشیو، تعریف سند و به­دنبال آن، تغییر استانداردها بوجود آمده است. بسیاری از استانداردهایی که اکنون وجود دارند، استانداردهای توصیفی هستند، زیرا بنیان سازماندهی در حوزۀ آرشیو، تنظیم و توصیف است. در این حوزه، استاندارد توصیف آرشیوی رمزگذاری­شده (ای‌اِی‌دی) به فرد کمک می­کند که بتواند موجودی خود را در محیط وب بگذارد تا قابل استفاده باشد. در ادامه، به این مسئله اشاره شد که بنیانِ کاری بیشتر نرم­افزارهای موجود، کتابخانه­ای است و آن چیزی که تنها برای آرشیو باشد و تمام استانداردها و فراداده­های آن را پیاده­سازی کند یا اینکه بتواند همه موجودی را مدیریت کند، هنوز ایجاد نشده است. سپس، به معرفی تاریخچۀ فعالیت­های تاریخ شفاهی سازمان اسناد وکتابخانه ملی ایران، مراحل کاری، بخش­های مختلف، سیر دگرگونی­ها و فعالیت­های سودمند انجام شده، پرداخته شد. سپس به تفاوت‌های آرشیو وکتابخانه توجه شد. یکی از مهم‌ترین مسائل، وجود اصول در آرشیو است که مهمترین آن، احترام به منشأ و بحث نظم اولیه است؛ در حالیکه این اصول در کتابخانه وجود ندارد. آرشیوهای دیداری- شنیداری از دیگر موضوعاتی بود که در این نشست مورد بحث قرار گرفت. حفاظت آرشیو دیداری- شنیداری قواعد و اصولی دارد که رعایت می‌شود. با این‌حال، برای ارزشیابی اسناد در سازمان اسناد وکتابخانه ملی، اصول و چهارچوب خاصی وجود ندارد. از سوی دیگر، نظریه­های گوناگونی درباره ارزشیابی اسناد وجود ندارد، بنابراین اصولی که آرشیو ملی به آن پایبند است، ارزشیابی شلنبرگ است. در واقع برای هر سند، به میزان نیازی که مخاطبان دارند، می‌توان این ارزش را تعیین کرددر انتهای این نشست، به ضرورت بازسازی آرشیو و پس از آن به مقایسۀکتابخانه‌هایی که بخش دیداری- شنیداری و آرشیوی دارند پرداخته شد.

 

 بیانیه:

 

با توجه به توسعه منابع اطلاعاتی و تکثر و تنوع آنها، ضرورت دارد نگاه جدیدی به تعریف سند در حوزه آرشیو وجود داشته باشد. باید تأکید شود که نگاه به آرشیو نباید نگاه کتابدارانه باشد. مواد آرشیوی برخلاف کتابها، به صورت مجزا فهرست‌نویسی و رده‌بندی نمی شوند بلکه باید آن‌ها را به عنوان یک مجموعه در نظر گرفت و بر مبنای استانداردها و فراداده های موجود به سازماندهی، تنظیم و توصیف آن‌ها اقدام نمود. از جمله منابع آرشیوی که مورد استفاده همگان است تاریخ شفاهی است. ضرورت دارد هر چه سریعتر نسبت به شناسایی پیشکسوتان رشته های مختلف و دریافت اطلاعات مورد نیاز از آن‌ها پرداخت. آرشیو ملی باید مقررات مربوط به ارزیابی و امحاء منابع آرشیوی اعم از چاپی و الکترونیکی مانند اتوماسیون های اداری اقدامات لازم را به سازمان‌های دولتی ابلاغ نماید. آرشیوهای دیداری و شنیداری نیز باید به عنوان بنیان اساسی توزیع این نوع منابع اطلاعاتی مورد توجه بیشتر قرار گیرند و در سازماندهی این منابع بر اساس اصول آرشیوی اقدام شود.